Regolamento sui Controlli Interni
COMUNE DI VICO NEL LAZIO
REGOLAMENTO SUI CONTROLLI INTERNI
Per i Comuni con popolazione inferiore a 15.000 abitanti
(Art. 147 e seg. TUEL D.L. 174/2012 convertito nella legge n. 213/2012 – Art. 3 D.L. 174/2012 convertito nella legge n. 213/2012)
INDICE
TITOLO I
PRINCIPI GENERALI
Art. 1 – Sistema dei controlli interni.
TITOLO II
CONTROLLI DI REGOLARITÀ’ AMMINISTRATIVA E CONTABILE
Art. 2 – Funzione e modalità del controllo.
Art. 3 – Controllo preventivo di regolarità amministrativa.
Art. 4 – Controllo preventivo di regolarità contabile.
Art. 5 – Sostituzioni.
Art. 6 – Controlli in fase successiva all’adozione dell’atto.
TITOLO III
CONTROLLO DI GESTIONE
Art. 7 – Finalità del controllo.
Art. 8 – Oggetto del controllo.
Art. 9 – Struttura operativa.
Art. 10 – Fasi dell’attività di controllo
TITOLO IV
CONTROLLO SUGLI EQUILIBRI FINANZIARI
Art. 11 – Organizzazione e funzione del controllo.
Art. 12 – Modalità di effettuazione del controllo.
Art. 13 – Entrata in vigore.
TITOLO V
DISPOSIZIONI FINALI
TITOLO I
PRINCIPI GENERALI
Articolo 1 – Sistema dei controlli interni.
1. Il presente Regolamento disciplina il funzionamento del sistema dei controlli interni del Comune di Vico nel Lazio, secondo quanto stabilito dall’articolo 147 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, come modificato dal D.L. 174/2012 convertito in legge n. 213/2012, in modo che siano garantite la legittimità, la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa secondo il principio della distinzione tra funzioni di indirizzo e compiti di gestione e tenendo conto delle limitazioni per i comuni con popolazione inferiore a 15.000 abitanti.
2. Il sistema dei controlli interni persegue le seguenti finalità:
a) Garantire la legittimità, la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa, attraverso i controlli di regolarità amministrativa e contabile;
b) Verificare l’efficacia, l’efficienza e l’economicità dell’azione amministrativa, attraverso il controllo di gestione, al fine di ottimizzare il rapporto fra obiettivi ed azioni realizzate, nonché fra risorse impiegate e risultati;
c) garantire il costante controllo degli equilibri finanziari della gestione di competenza, della gestione dei residui e della gestione di cassa, mediante I’attività di coordinamento e di vigilanza da parte del responsabile del servizio finanziario anche ai fini della realizzazione degli obiettivi di finanza pubblica determinati dai patto di stabilità interno.
3. Il sistema dei controlli interni è improntato al principio della distinzione tra funzioni di indirizzo e compiti di gestione.
4. Partecipano al sistema dei controlli interni il segretario comunale, i responsabili di area e le unità di personale dipendente adibite al servizio.
TITOLO II
CONTROLLI DI REGOLARITA’ AMMINISTRATIVA E CONTABILE
Articolo 2 – Funzione e modalità del controllo.
1. Il presente titolo disciplina i controlli di regolarità amministrativa e i controlli di regolarità contabile.
2. Il controllo di regolarità amministrativa è una procedura di verifica operante al servizio dell’organizzazione, con la finalità di assicurare che I’attività amministrativa sia conforme alla legge, allo statuto ed ai regolamenti comunali.
3. Il controllo di regolarità contabile è una procedura di verifica operante al servizio dell’organizzazione, con la finalità di assicurare che I’attività amministrativa non determini conseguenze negative sul bilancio o sul patrimonio dell’ente.
4. L’attività di controllo non si ferma all’analisi sulla regolarità del singolo atto ma tende a rilevare elementi sulla correttezza dell’intera attività amministrativa.
5. Il controllo di regolarità amministrativa è articolato in due fasi distinte:
a) Una fase preventiva all’adozione dell’atto;
b) Una fase successiva all’adozione dell’atto.
6. Il controllo di regolarità contabile si svolge unicamente nella fase preventiva all’adozione dell’atto. Il controllo di regolarità contabile deve rispettare, in quanto applicabili, i principi generali della revisione aziendale.
Articolo 3 – Controllo preventivo di regolarità amministrativa
1. Nella fase preventiva di formazione delle proposte di deliberazione giuntali e consiliari, il responsabile del servizio competente per materia, avuto riguardo all’iniziativa o all’oggetto della proposta, esercita il controllo di regolarità amministrativa con il parere di regolarità tecnica attestante la regolarità della correttezza dell’azione amministrativa ai sensi dell’articolo 49 del TUEL e conI’eventuale assistenza giuridica del Segretario Comunale sugli atti complessi.
2. L’assistenza giuridica del Segretario Comunale deve essere espressamente chiesta dal competente Responsabile del Servizio e deve risultare nella stesura del parere.
3. Su ogni deliberazione di Giunta e di Consiglio comunale, che non sia un mero atto di indirizzo, deve essere richiesto il parere di regolarità tecnica da parte del responsabile del servizio interessato.
4. Il parere di regolarità tecnica è richiamato nel testo della deliberazione ed allegato, quale parte integrante e sostanziale, al verbale della stessa.
5. Per ogni altro atto amministrativo, il responsabile del servizio procedente esercita il controllo di regolarità amministrativa non solo attraverso la stessa sottoscrizione con la quale perfeziona il provvedimento ma anche con il rilascio del parere di regolarità tecnica attestante la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa.
1. Nella fase preventiva di formazione delle proposte di deliberazione giuntali e consiliari, il responsabile del servizio finanziario esercita il controllo di regolarità contabile con il relativo parere previsto dall’art. 49 del TUEL.
2. Il controllo di regolarità contabile è svolto in via preventiva sui seguenti atti:
a) Su ogni deliberazione di Giunta e di Consiglio comunale, che non sia un mero atto di indirizzo e che comporti riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio dell’ente, mediante I’apposizione, oltre al parere di cui al comma precedente, anche del parere di regolarità contabile da parte del responsabile del servizio di ragioneria. Il parere di regolarità contabile è richiamato nel testo della deliberazione ed allegato, quale parte integrante e sostanziale, al verbale della stessa;
b) Su ogni provvedimento dei responsabili di servizio, che comporti impegno di spesa, mediante rilascio di parere di regolarità contabile e I’apposizione del visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria da parte del responsabile del servizio di ragioneria.
Articolo 5 – Sostituzioni
1. Nel caso in cui il responsabile del servizio sia assente, il parere di regolarità tecnica, o di regolarità contabile, è rilasciato da colui che è designato a sostituirlo, in base al regolamento di organizzazione degli uffici o dei servizi, in base all’atto di nomina, o alla legge.
Articolo 6 – Controlli in fase successiva all’adozione dell’atto
1. Nella fase successiva all’adozione dell’atto, il controllo di regolarità amministrativa è effettuato sotto la direzione del Segretario Comunale, che può avvalersi della cooperazione di uno o più funzionari dell’amministrazione.
2. Sono sottoposti al controllo successivo di regolarità amministrativa i seguenti atti:
a) Le determinazioni di impegno della spesa e atti di accertamento dell’entrata;
b) Atti di liquidazione della spesa;
c) I contratti;
d) Altri atti amministrativi (decreti, ordinanze, permessi a costruire, provvedimenti autorizzativi e concessori).
3. Il controllo successivo di regolarità amministrativa è effettuato trimestralmente. A tal fine il Segretario Comunale entro il giorno 5 di ogni trimestre, coadiuvato da dipendente/i appartenente/i al suo ufficio, individua da registri o dati software gli atti adottati da ciascun Responsabile di Area. Qualora per gli atti adottati non esistano i sistemi di individuazione sopra descritti, i Responsabili di Area sono tenuti, entro la data sopra indicata, a trasmettere l’elenco al Segretario Comunale con nota scritta e protocollata.
Gli atti da sottoporre a controllo sono scelti a campione dall’Ufficio di Segreteria secondo una selezione casuale effettuata con tecniche di campionamento (sorteggio o sistemi informatici), entro i primi 15 giorni del trimestre successivo a quello della loro formazione. Gli atti da sottoporre a controllo non potranno essere inferiori al 10% di quelli emanati nel trimestre di riferimento di ciascun Responsabile di Area.
4. Il controllo avviene sulla base dei seguenti indicatori:
a) Rispetto delle disposizioni di legge e dei regolamenti dell’Ente;
b) Correttezza e regolarità delle procedure;
c) Correttezza formale nella redazione dell’atto.
5. Qualora dal controllo emergano elementi di irregolarità su un determinato atto, il Segretario Comunale trasmette una comunicazione all’organo o al soggetto emanante, affinché questi possa valutare I’eventuale attivazione del potere di autotutela amministrativa. Nella comunicazione sono indicati i vizi rilevati unitamente alle direttive cui conformarsi.
6. In ogni caso le risultanze del controllo svolto sono trasmesse ogni sei mesi, a cura del Segretario, ai Responsabili di Area, al Revisore dei Conti, all’Organo di valutazione dei risultati dei dipendenti, come documenti utili per la valutazione, nonché al Presidente del Consiglio Comunale.
TITOLO III
Articolo 7 – Finalità del controllo
1. L’Ente adotta il controllo di gestione al fine di garantire che le risorse siano impiegate nel perseguimento degli obiettivi prefissati secondo i criteri di efficienza, efficacia ed economicità ed allo scopo di ottimizzare il rapporto tra obiettivi e azioni realizzate, nonché tra risorse impiegate e risultati.
2. Il controllo di gestione si svolge in concomitanza allo svolgimento dell’attività amministrativa, ed è finalizzato a orientare I’attività stessa ed a rimuovere eventuali disfunzioni per garantire I’ottenimento dei seguenti principali risultati:
a) La corretta individuazione degli obiettivi effettivamente prioritari per la collettività amministrata;
b) Il raggiungimento degli obiettivi nei modi e nei tempi migliori per efficienza ed efficacia, tenendo conto delle risorse disponibili;
c) L’imparzialità e il buon andamento dell’azione amministrativa;
d) Il grado di economicità della combinazione dei fattori produttivi.
1. Il controllo di gestione ha per oggetto I’attività gestionale con particolare riferimento a:
a) Economicità ed efficienza delle modalità di attuazione prescelte rispetto alle alternative disponibili;
b) Efficacia dei processi di attivazione e di gestione dei servizi;
c) Verifica dei risultati di tutta I’attività amministrativa;
d) Qualità dei risultati.
Articolo 9 – Struttura operativa
1. La struttura operativa del controllo di gestione è I’unità Programmazione, organizzazione e controllo (normalmente coincidente con la figura del Responsabile del Servizio Finanziario coadiuvato dal Revisore del Conto o eccezionalmente con struttura esterna), che predispone gli strumenti destinati ai responsabili delle politiche dell’Ente ed ai responsabili della gestione per le finalità volute dalla legge, dallo Statuto e dal vigente regolamento di organizzazione e di contabilità.
2. Le analisi e gli strumenti predisposti dalla struttura di cui al precedente comma sono utilizzati dagli amministratori in termini di programmazione e controllo e dai responsabili di settore in termini direzionali in ordine alla gestione ed ai risultati.
Articolo 10 – Fasi dell’attività di controllo
1. Per il controllo sulla gestione si assume come parametro il Piano Esecutivo di Gestione (PEG), che riunisce il Piano dettagliato degli obiettivi ed il Piano della Performance.
2. Il controllo si articola nelle seguenti fasi:
a) Predisposizione del PEG, con la previsione di indicatori di qualità e quantità, target e parametri economici-finanziari riferiti alle attività ed agli obiettivi.
b) Rilevazioni dei dati relativi ai costi e ai proventi nonché dei risultati raggiunti in riferimento alle attività e/o obiettivi dei singoli servizi e centri di responsabilità;
c) Valutazione dei dati predetti in rapporto ai valori attesi del PEG, per verificare il loro stato di attuazione e di misurare I efficacia, I efficienza e il grado di convenienza economica delle azioni intraprese;
d) Elaborazione di relazioni periodiche riferite all’attività complessiva dell’Ente, alla gestione dei settori, alla gestione dei singoli servizi o centri di costo o di singoli programmi e progetti. I reports sono inviati semestralmente al Segretario Comunale, ai Responsabili ed al Sindaco.
e) Elaborazione della relazione finale sulla valutazione dei risultati di Ente e per Servizio.
3. Le relazioni periodiche (reports) si articolano in tre parti:
a) Relazione schematica delle attività e servizi ripresi dal PEG che poi verranno riportati nella relazione finale, con i dovuti aggiornamenti secondo le modalità definite dal sistema di misurazione e valutazione della performance; questa relazione per poter assumere caratteristiche di sinteticità deve essere corredata da una scheda di raffronto dei target afferenti gli indicatori delle attività tra quelli previsti e quelli sino al momento della verifica realizzati, a significare la tendenza della gestione, sino a quel momento;
b) Relazione schematica sul grado di realizzazione degli obiettivi programmati, riprendendo gli obiettivi dalla scheda di PEG, in riferimento ai target da raggiungere che deve essere correlato al sistema di misurazione e valutazione della performance vigente nell’Ente.
c) Schema di report economico-finanziario sui capitoli di PEG assegnati con riferimento all’intervento o alla risorsa di bilancio, comprensivo dell’analisi costi/proventi.
TITOLO IV
Articolo 11 – Organizzazione e funzione del controllo
1. Il controllo sugli equilibri finanziari è svolto sotto la direzione e il coordinamento del Responsabile dell’Area Finanziaria e mediante la vigilanza dell’Organo di Revisione, il controllo è svolto nel rispetto delle disposizioni dell’ordinamento finanziario e contabile degli enti locali e delle norme che regolano il concorso degli enti locali alla realizzazione degli obiettivi di finanza pubblica e del regolamento di contabilità vigente che potrà disciplinarlo più compiutamente.
2. Il controllo sugli equilibri finanziari ha la funzione di assicurare una corretta gestione del bilancio, monitorando costantemente gli equilibri della gestione di competenza, gli equilibri della gestione dei residui e gli equilibri della gestione di cassa.
3. Il pareggio economico e finanziario di bilancio è inteso come assetto gestionale da preservare con continuità e con riferimento a tutte le componenti della gestione contabile annuale, alla luce del principio costituzionale del pareggio di bilancio. Il Comune è tenuto a rispettare nelle variazioni di bilancio e durante la gestione il pareggio finanziario e gli equilibri stabiliti in bilancio per la copertura delle spese correnti e per il finanziamento degli investimenti, secondo le norme finanziarie stabilite dalla legge.
1. A cura del servizio finanziario, al fine di operare il controllo costante degli equilibri di bilancio e al fine di valutare il rispetto delle previsioni di bilancio, vengono effettuate periodicamente delle verifiche di bilancio. Tali verifiche di bilancio consistono in controlli periodici delle entrate e delle spese ed avvengono sulla base della documentazione di carattere generale e di situazioni articolate per centri di responsabilità di entrate e di spesa, con il concorso attivo dei responsabili di area.
2. La verifica di bilancio costituisce uno degli elementi del processo di controllo sull’andamento della gestione dei budgets assegnati ai responsabili di area, i quali sono tenuti a segnalare scostamenti rispetto alle previsioni nonché le eventuali difficoltà ed opportunità riscontrate in relazione agli obiettivi. In particolare ciascun responsabile del procedimento di entrata e ciascun responsabile del procedimento di spesa riferisce sull’andamento rispettivamente delle entrate e delle spese di propria competenza e sulle motivazioni che hanno eventualmente portato a significativi scostamenti rispetto alle previsioni e sui provvedimenti che propone di adottare per il raggiungimento degli obiettivi.
3. L’analisi delle informazioni gestionali ricevute dai responsabili di area riguarda in particolare:
a) Per l’entrata lo stato delle risorse assegnate alla responsabilità di acquisizione dei servizi e lo stato degli accertamenti;
b) Per l’uscita lo stato dei mezzi finanziari attribuiti ai servizi, delle prenotazioni di impegno e degli impegni.
4. Il responsabile dell’area finanziaria realizza il controllo interno sugli equilibri di bilancio determinando lo stato di accertamento delle entrate e di impegno delle spese al 30 giugno e 30 settembre di ogni esercizio finanziario.
5. Il termine del 30 giugno deve intendersi operante sempre che a quella data sia già stato approvato il bilancio di previsione dell’esercizio finanziario di riferimento.
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 13 Entrata in vigore
1. Il presente regolamento entra in vigore il quindicesimo giorno successivo a quello di pubblicazione all’albo pretorio da effettuarsi immediatamente dopo l’esecutività della deliberazione di approvazione.
2. Il presente regolamento deve intendersi integrato/modificato/sostituito automaticamente dalla legge, per le parti da quest’ultima previste come obbligatorie, direttamente applicabili e non necessitanti di ulteriori provvedimenti attuativi da parte dell’Ente.